Aplikace BeepClock

BeepClock je vlastní webová aplikace HDWR pro sledování pracovní doby a evidenci docházky. Páruje se s rodinou terminálů TimeLok a zvládá nepravidelné směny, pružnou pracovní dobu, noční směny a automatický výpočet přestávek — v jakémkoli odvětví.

Kompatibilní terminály

BeepClock funguje se třemi modely TimeLok:

• TimeLok 200 (NWEPI) — vestavěné WiFi
• TimeLok 300 (NWEPBI) — vestavěné WiFi a interní záložní baterie
• TimeLok 400 (NWEPBI4G) — vestavěné WiFi, baterie a slot pro 4G modem

Aplikace běží v libovolném moderním prohlížeči — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Na zařízení uživatele není třeba nic instalovat; vše se odehrává na app.beepclock.com.

Obecné

Co je aplikace BeepClock a s jakými terminály funguje?

BeepClock je vlastní webová aplikace HDWR pro jednoduché a přehledné sledování pracovní doby a evidenci docházky. Zvládá nepravidelné směny, pružnou pracovní dobu a noční směny s automatickým výpočtem přestávek. Páruje se třemi modely terminálů TimeLok: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + baterie) a TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + baterie + 4G). Aplikace běží v libovolném moderním prohlížeči na Windows, macOS, Linux, Android a iOS — instalace není nutná.

Je aplikace BeepClock placená?

Ano — jedná se o měsíční předplatné. Cenový model: paušální poplatek 19,00 PLN bez DPH / měsíc zahrnující 5 zaměstnanců a 1 terminál; každý další zaměstnanec (nad 5) +4,00 PLN bez DPH za osobu / měsíc; každý další terminál (nad 1) +16,00 PLN bez DPH za zařízení / měsíc. Aplikace vypočítá účet automaticky na základě registrovaných zaměstnanců a zařízení. Každý nový zákazník získá 30denní bezplatnou zkušební dobu. Platba probíhá přes Stripe přímo v aplikaci, nebo klasickým bankovním převodem na základě proforma faktury na vyžádání.

Kde si stáhnu aplikaci BeepClock a jak si vytvořím účet?

BeepClock je webová aplikace — na počítač ani mobilní zařízení není třeba nic instalovat. Zaregistrujte se na app.beepclock.com/register a pak se přihlaste přes prohlížeč. Stejný účet funguje z libovolného zařízení s moderním prohlížečem.

Jak se na evidence docházky vztahuje české právo v oblasti RODO (GDPR) při zpracování biometrických údajů?

V rámci RODO jsou biometrické údaje klasifikovány jako citlivé — jejich zpracování je obecně zakázáno. Zákoník práce (článek 22¹b) to umožňuje pouze tehdy, je-li to nezbytné pro kontrolu přístupu ke zvláště chráněným informacím nebo prostorám. V praxi to znamená, že používání biometrie (např. otisků prstů) výhradně pro evidenci docházky obecně není přípustné. Potvrzují to jak příslušný úřad na ochranu osobních údajů, tak soudní rozhodnutí. V jiných zemích si před nasazením biometrie ověřte místní pravidla ochrany osobních údajů. Poznámka: jedná se o obecné informace — pro závazný výklad se poraďte s právníkem.

Funkce

Počítá aplikace přestávky zaměstnanců automaticky?

Ano — BeepClock počítá přestávky automaticky ze střídajících se příchodů a odchodů. Příklad: zaměstnanec se přihlásí při příchodu, odhlásí před přestávkou, opět přihlásí po přestávce a odhlásí na konci dne; čas mezi odhlášením a přihlášením uprostřed dne je rozpoznán a vypočítán jako přestávka.

Musím nastavovat pracovní rozvrh?

Ne. Systém zaznamenává skutečné události, takže nemusíte konfigurovat rozvrh pro každého zaměstnance. Poznámka: pokud zaměstnanec zapomene se odhlásit, záznamy může být nutné ručně opravit v aplikaci — jednotlivé záznamy lze upravovat.

Podporuje BeepClock sledování noční směny?

Ano — včetně směn přesahujících půlnoc. Při zapnuté možnosti 'vícedenní docházka' systém zaznamená celou směnu jako jednu nepřetržitou přítomnost přiřazenou dni, kdy práce začala. Při vypnuté možnosti je noční směna rozdělena do dvou záznamů, což může vyžadovat ruční doplnění chybějících dat. Pro noční práci doporučujeme zapnout možnost vícedenní docházky.

Co se stane, když zaměstnanec zapomene se odhlásit?

Pokud je zapnuté 'automatické odhlášení', systém doplní chybějící odhlášení v nastavený čas, takže pracovní den se uzavře čistě. Pokud je možnost vypnutá — nebo šlo o chybějící přihlášení — aplikace upozorní na chybějící záznam. To může vést k nepřesným záznamům pracovní doby, proto doporučujeme automatické odhlášení zapnout.

Jak přidám nového zaměstnance?

V sekci 'Zaměstnanci' klikněte na 'Přidat nového zaměstnance' a vyplňte: jméno, příjmení, pozici (volitelné), PIN (4 číslice, volitelné — jedna z možných metod přihlášení), identifikátor RFID karty (číslo karty nebo přívěsku) a roli na terminálu (User = běžný zaměstnanec, Administrator = plný přístup do nabídky zařízení).

Přidal jsem zaměstnance v aplikaci, ale na terminálu se nezobrazují — jak je synchronizuji?

Pokud byli zaměstnanci vytvořeni v aplikaci BeepClock, měli by se na terminálu zobrazit automaticky. Pokud se tak nestane, spusťte ruční synchronizaci: záložka Zařízení → šipka do konkrétního zařízení → zvolte buď 'Synchronizovat zaměstnance do zařízení' (pokud byli zaměstnanci přidáni v aplikaci a chcete je přenést do terminálu), nebo 'Synchronizovat zaměstnance ze zařízení' (pokud byli zaměstnanci přidáni na terminálu a chcete je přenést do aplikace). Postup 'Synchronizovat do zařízení' obsahuje možnost 'Přepsat všechny zaměstnance v zařízení' — ta smaže všechny zaměstnance z terminálu a nahradí je seznamem z aplikace. VAROVÁNÍ: tím se také smažou zaregistrované otisky prstů v zařízení. Aplikace BeepClock je výchozím zdrojem pravdy; všechny změny by měly být provedeny nejprve v aplikaci, přičemž úpravy přímo na zařízení jsou vyhrazeny pro výjimky (např. registrace otisků prstů).

Jak vygeneruji měsíční přehled pro zaměstnance?

Na záložce 'Přehled docházky' klikněte na 'Měsíční souhrny'. Zvolte formát (Excel nebo PDF), vyberte zaměstnance a období (např. celý měsíc) a klikněte na 'Stáhnout'.

Jak zadám číslo RFID karty nebo přívěsku zaměstnanci v aplikaci?

Karty a přívěsky HDWR mají číslo vytištěné nebo vyražené na sobě, takže ho můžete zkopírovat do aplikace (pole 'Identifikátor RFID karty' ve formuláři nového zaměstnance). Příklad přívěsku: 0005281585 — zadejte do BeepClock bez úvodních nul, tj. 5281585, a uložte. Příklad karty: 0011618115 191,56859 — zadejte pouze první část (před mezerou), bez úvodních nul, tj. 11618115, a uložte.

Přidal jsem prvního zaměstnance a pak ho odebral — když přidám dalšího, ID začíná od 2, ne od 1. Proč?

Jednou přiřazené interní ID zaměstnance se nikdy znovu nepoužije. To chrání před duplicitou ID a chybami ve výpočtech pracovní doby, které by to způsobilo.

Může aplikace zaokrouhlovat skutečné příchody na celé hodiny a minuty?

Ano — existuje funkce zaokrouhlování pro čas, přestávky a denní součty. Záložka 'Nastavení' obsahuje interaktivní náhled, který se aktualizuje při výběru možností zaokrouhlování, takže je snazší nastavit zásady zaokrouhlování odpovídající potřebám vaší společnosti.

:::info Hledáte otázky o hardwaru? Nastavení WiFi, přihlášení na zařízení, ochrana menu a řešení problému 'Connection: NO' jsou popsány na stránce Online zařízení (TimeLok) — tato témata se týkají fyzického zařízení, nikoli samotné aplikace. :::

Fakturace

Obdržím daňový doklad za předplatné BeepClock?

Daňový doklad je vystaven po zaúčtování každé platby. Dokument je zaslán e-mailem na registrovanou adresu (polští zákazníci ho obdrží také prostřednictvím KSeF). Faktura je také ke stažení přímo v aplikaci v sekci 'Platby' vedle příslušné transakce. Faktury jsou vystavovány pravidelně, jednou měsíčně, za odpovídající zúčtovací období.