Εφαρμογή BeepClock
Το BeepClock είναι η εσωτερική web εφαρμογή της HDWR για παρακολούθηση χρόνου εργασίας και διαχείριση παρουσίας. Αντιστοιχίζεται με την οικογένεια συσκευών TimeLok και χειρίζεται μη δομημένα μοτίβα βαρδιών, ευέλικτες ώρες εργασίας, νυχτερινές βάρδιες και αυτόματο υπολογισμό διαλειμμάτων — σε κάθε κλάδο.
Συμβατές συσκευές
Το BeepClock λειτουργεί με τρία μοντέλα TimeLok:
- TimeLok 200 (NWEPI) — ενσωματωμένο WiFi
- TimeLok 300 (NWEPBI) — ενσωματωμένο WiFi και εσωτερική εφεδρική μπαταρία
- TimeLok 400 (NWEPBI4G) — ενσωματωμένο WiFi, μπαταρία και υποδοχή μόντεμ 4G
Η εφαρμογή εκτελείται σε οποιοδήποτε σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Δεν απαιτείται εγκατάσταση στη συσκευή του χρήστη. Όλα γίνονται στο app.beepclock.com.
Γενικά
Τι είναι η εφαρμογή BeepClock και με ποιες συσκευές λειτουργεί;
Το BeepClock είναι η εσωτερική web εφαρμογή της HDWR για απλή, διαφανή παρακολούθηση χρόνου εργασίας και διαχείριση παρουσίας. Χειρίζεται μη δομημένες βάρδιες, ευέλικτες ώρες και νυχτερινές βάρδιες με αυτόματο υπολογισμό διαλειμμάτων. Αντιστοιχίζεται με τρία μοντέλα συσκευών TimeLok: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + μπαταρία) και TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + μπαταρία + 4G). Η εφαρμογή εκτελείται σε οποιοδήποτε σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης σε Windows, macOS, Linux, Android και iOS — χωρίς εγκατάσταση.
Είναι επί πληρωμή η εφαρμογή BeepClock;
Ναι — πρόκειται για μηνιαία συνδρομή. Μοντέλο τιμολόγησης: σταθερή χρέωση 19,00 PLN χωρίς ΦΠΑ / μήνα για 5 υπαλλήλους και 1 συσκευή. Επιπλέον υπάλληλος (πάνω από 5): +4,00 PLN χωρίς ΦΠΑ ανά άτομο / μήνα. Επιπλέον συσκευή (πάνω από 1): +16,00 PLN χωρίς ΦΠΑ ανά συσκευή / μήνα. Η εφαρμογή υπολογίζει αυτόματα τον λογαριασμό βάσει εγγεγραμμένων υπαλλήλων και συσκευών. Κάθε νέος πελάτης απολαμβάνει δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών. Η πληρωμή γίνεται μέσω Stripe εντός της εφαρμογής ή με τραπεζικό έμβασμα έναντι proforma τιμολογίου κατόπιν αιτήματος.
Πού κατεβάζω την εφαρμογή BeepClock και πώς δημιουργώ λογαριασμό;
Το BeepClock είναι web εφαρμογή — δεν χρειάζεται εγκατάσταση σε υπολογιστή ή κινητή συσκευή. Εγγραφείτε στο app.beepclock.com/register και στη συνέχεια συνδεθείτε μέσω του προγράμματος περιήγησης. Ο ίδιος λογαριασμός λειτουργεί από οποιαδήποτε συσκευή που εκτελεί σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης.
Πώς εφαρμόζεται η πολωνική νομοθεσία RODO (GDPR) στη χρήση βιομετρικών δεδομένων για καταγραφή παρουσίας;
Στην Πολωνία, η RODO κατατάσσει τα βιομετρικά δεδομένα ως ευαίσθητα — η επεξεργασία τους απαγορεύεται γενικά. Ο Κώδικας Εργασίας (άρθρο 22¹β) το επιτρέπει μόνο όταν είναι απαραίτητο για τον έλεγχο πρόσβασης σε ειδικά προστατευόμενες πληροφορίες ή χώρους. Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι η χρήση βιομετρικών (π.χ. δακτυλικών αποτυπωμάτων) αποκλειστικά για την καταγραφή παρουσίας δεν είναι γενικά επιτρεπτή. Αυτό επιβεβαιώνεται τόσο από την πολωνική αρχή προστασίας δεδομένων όσο και από δικαστικές αποφάσεις. Σε άλλες χώρες, ελέγξτε τους τοπικούς κανόνες προστασίας δεδομένων πριν από την ανάπτυξη βιομετρικών. Σημείωση: πρόκειται για γενική καθοδήγηση — συμβουλευτείτε νομικό για δεσμευτική ερμηνεία.
Λειτουργίες
Υπολογίζει η εφαρμογή αυτόματα τον χρόνο διαλείμματος των υπαλλήλων;
Ναι — το BeepClock υπολογίζει τα διαλείμματα αυτόματα από εναλλασσόμενες εγγραφές εισόδου. Για παράδειγμα: ένας υπάλληλος εγγράφεται κατά την άφιξη, εγγράφει αποχώρηση πριν από το διάλειμμα, εγγράφεται επιστροφή μετά το διάλειμμα και εγγράφει αποχώρηση στο τέλος της ημέρας. Ο χρόνος μεταξύ της αποχώρησης και της επιστροφής στο μεσημέρι αναγνωρίζεται και υπολογίζεται ως διάλειμμα.
Χρειάζεται να ορίσω πρόγραμμα εργασίας;
Όχι. Το σύστημα καταγράφει τα πραγματικά γεγονότα, οπότε δεν χρειάζεται να διαμορφώσετε πρόγραμμα ανά υπάλληλο. Σημείωση: αν ένας υπάλληλος ξεχάσει να αποχωρήσει, ίσως χρειαστεί χειροκίνητη διόρθωση των εγγραφών στην εφαρμογή — μπορείτε να επεξεργαστείτε μεμονωμένες εγγραφές.
Υποστηρίζει το BeepClock καταγραφή παρουσίας για νυχτερινή βάρδια;
Ναι — συμπεριλαμβανομένων βαρδιών που διασχίζουν τα μεσάνυχτα. Με την επιλογή 'multi-day attendance' ενεργοποιημένη, το σύστημα καταγράφει ολόκληρη τη βάρδια ως μία συνεχή παρουσία ανατεθειμένη στην ημέρα που ξεκίνησε η εργασία. Με την επιλογή απενεργοποιημένη, μια νυχτερινή βάρδια χωρίζεται σε δύο εγγραφές, κάτι που μπορεί να απαιτεί χειροκίνητη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων. Για νυχτερινή εργασία συνιστούμε να ενεργοποιείτε την επιλογή multi-day.
Τι συμβαίνει αν ένας υπάλληλος ξεχάσει να αποχωρήσει;
Αν η επιλογή 'automatic clock-out' είναι ενεργοποιημένη, το σύστημα συμπληρώνει την ελλείπουσα αποχώρηση σε διαμορφωμένη ώρα, ώστε η εργάσιμη μέρα να κλείνει ομαλά. Αν η επιλογή είναι απενεργοποιημένη — ή αν λείπει η εγγραφή εισόδου — η εφαρμογή ειδοποιεί για την ελλείπουσα εγγραφή. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβή αρχεία χρόνου εργασίας, γι' αυτό συνιστούμε να ενεργοποιείτε την αυτόματη αποχώρηση.
Πώς προσθέτω νέο υπάλληλο;
Στην ενότητα 'Employees', κάντε κλικ στο 'Add new employee' και συμπληρώστε: όνομα, επώνυμο, θέση (προαιρετικό), PIN (4 ψηφία, προαιρετικό — μια από τις μεθόδους σύνδεσης), αναγνωριστικό κάρτας RFID (αριθμός κάρτας ή μπρελόκ) και ο ρόλος στη συσκευή (User = συνηθισμένος υπάλληλος, Administrator = πλήρης πρόσβαση στο μενού της συσκευής).
Πρόσθεσα υπαλλήλους στην εφαρμογή αλλά δεν εμφανίζονται στη συσκευή — πώς τους συγχρονίζω;
Αν οι υπάλληλοι δημιουργήθηκαν στην εφαρμογή BeepClock θα πρέπει να εμφανίζονται αυτόματα στη συσκευή. Αν δεν το κάνουν, εκτελέστε χειροκίνητο συγχρονισμό: καρτέλα Devices → βέλος στη συγκεκριμένη συσκευή → επιλέξτε είτε 'Sync employees to device' (όταν οι υπάλληλοι προστέθηκαν στην εφαρμογή και θέλετε να μεταφερθούν στη συσκευή) είτε 'Sync employees from device' (όταν οι υπάλληλοι προστέθηκαν στη συσκευή και θέλετε να μεταφερθούν στην εφαρμογή). Η ροή 'Sync to device' έχει επιλογή 'Overwrite all employees on device' — αυτή διαγράφει όλους από τη συσκευή και τους αντικαθιστά με τη λίστα της εφαρμογής. ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ: αυτό διαγράφει επίσης τα εγγεγραμμένα δακτυλικά αποτυπώματα στη συσκευή. Η εφαρμογή BeepClock είναι η πηγή αλήθειας. Όλες οι αλλαγές θα πρέπει να γίνονται πρώτα στην εφαρμογή, με on-device επεξεργασίες να χρησιμοποιούνται μόνο σε εξαιρέσεις (π.χ. εγγραφή δακτυλικών αποτυπωμάτων).
Πώς δημιουργώ μηνιαία αναφορά για έναν υπάλληλο;
Στην καρτέλα 'Attendance list' κάντε κλικ στο 'Monthly summaries'. Επιλέξτε τη μορφή (Excel ή PDF), επιλέξτε τους υπαλλήλους και την περίοδο (π.χ. ένας πλήρης μήνας) και κάντε κλικ στο 'Download'.
Πώς εισάγω τον αριθμό κάρτας RFID ή μπρελόκ ενός υπαλλήλου στην εφαρμογή;
Οι κάρτες και τα μπρελόκ HDWR έχουν τον αριθμό εκτυπωμένο ή ανάγλυφο πάνω τους, οπότε μπορείτε να τον αντιγράψετε στην εφαρμογή (το πεδίο 'RFID card identifier' στη φόρμα νέου υπαλλήλου). Παράδειγμα μπρελόκ: 0005281585 — εισάγετε στο BeepClock χωρίς τα αρχικά μηδενικά, δηλαδή 5281585, και αποθηκεύστε. Παράδειγμα κάρτας: 0011618115 191,56859 — εισάγετε μόνο το πρώτο τμήμα (πριν από τον χαρακτήρα διαστήματος), χωρίς αρχικά μηδενικά, δηλαδή 11618115, και αποθηκεύστε.
Πρόσθεσα τον πρώτο υπάλληλο, μετά τον αφαίρεσα — όταν προσθέτω τον επόμενο, το ID ξεκινά από 2 και όχι από 1. Γιατί;
Μόλις ανατεθεί, ένα εσωτερικό ID υπαλλήλου δεν επαναχρησιμοποιείται ποτέ. Αυτό προστατεύει από διπλότυπα ID και τα λάθη λογιστικής χρόνου που θα μπορούσε να προκαλέσει.
Μπορεί η εφαρμογή να στρογγυλοποιεί τις πραγματικές εγγραφές σε ολόκληρες ώρες και λεπτά;
Ναι — υπάρχει λειτουργία στρογγυλοποίησης για τον χρόνο, τα διαλείμματα και τα ημερήσια σύνολα. Η καρτέλα 'Settings' περιλαμβάνει διαδραστική προεπισκόπηση που ενημερώνεται καθώς επιλέγετε επιλογές στρογγυλοποίησης, κάτι που διευκολύνει τη διαμόρφωση μιας πολιτικής στρογγυλοποίησης που ταιριάζει στις ανάγκες της εταιρείας σας.
:::info Ψάχνετε ερωτήσεις για το hardware? Η ρύθμιση WiFi, η σύνδεση στη συσκευή, η προστασία του μενού και η αντιμετώπιση του 'Connection: NO' περιγράφονται στη σελίδα Συσκευές online (TimeLok) — αυτά τα θέματα αφορούν τη φυσική συσκευή, όχι την ίδια την εφαρμογή. :::
Χρέωση
Θα λάβω τιμολόγιο ΦΠΑ για τη συνδρομή BeepClock;
Το τιμολόγιο ΦΠΑ εκδίδεται μετά την καταχώρηση κάθε πληρωμής. Το έγγραφο αποστέλλεται μέσω email στη διεύθυνση που έχετε δηλώσει (οι Πολωνοί πελάτες το λαμβάνουν επίσης μέσω KSeF). Το τιμολόγιο είναι επίσης διαθέσιμο για λήψη εντός της εφαρμογής, στην ενότητα 'Payments', δίπλα στην αντίστοιχη συναλλαγή. Τα τιμολόγια εκδίδονται κυκλικά, μία φορά το μήνα, για την αντίστοιχη περίοδο χρέωσης.