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Application BeepClock

BeepClock est l'application web interne de HDWR pour le suivi du temps et la surveillance des présences. Elle s'associe à la famille d'enregistreurs TimeLok et gère les horaires décalés non structurés, les horaires flexibles, les postes de nuit et le calcul automatique des pauses — dans tous les secteurs d'activité.

Enregistreurs compatibles​

BeepClock fonctionne avec trois modèles TimeLok :

  • TimeLok 200 (NWEPI) — WiFi intégré
  • TimeLok 300 (NWEPBI) — WiFi intégré et batterie de secours interne
  • TimeLok 400 (NWEPBI4G) — WiFi intégré, batterie et emplacement pour modem 4G

L'application fonctionne dans n'importe quel navigateur moderne — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Rien n'est à installer sur l'appareil de l'utilisateur ; tout se passe sur app.beepclock.com.

Général

Qu'est-ce que l'application BeepClock et avec quels enregistreurs fonctionne-t-elle ?
BeepClock est l'application web interne de HDWR pour un suivi du temps simple et transparent ainsi que la surveillance des présences. Elle gère les postes non structurés, les horaires flexibles et les postes de nuit avec calcul automatique des pauses. Elle s'associe à trois modèles d'enregistreurs TimeLok : TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + batterie) et TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + batterie + 4G). L'application fonctionne dans n'importe quel navigateur moderne sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS — aucune installation requise.
L'application BeepClock est-elle payante ?
Oui — c'est un abonnement mensuel. Le modèle tarifaire : frais fixes 19,00 PLN HT / mois couvrant 5 employés et 1 enregistreur ; employé supplémentaire (au-delà de 5) +4,00 PLN HT par personne / mois ; enregistreur supplémentaire (au-delà de 1) +16,00 PLN HT par appareil / mois. L'application calcule automatiquement la facture en fonction des employés et des appareils enregistrés. Un essai gratuit de 30 jours est inclus pour chaque nouveau client. Le paiement s'effectue via Stripe dans l'application, ou par virement bancaire traditionnel sur proforma sur demande.
Où puis-je télécharger l'application BeepClock et comment créer un compte ?
BeepClock est une application web — rien à installer sur un ordinateur ou un appareil mobile. Inscrivez-vous sur app.beepclock.com/register puis connectez-vous via votre navigateur. Le même compte fonctionne depuis n'importe quel appareil disposant d'un navigateur moderne.
Comment la loi polonaise RODO (RGPD) s'applique-t-elle à l'utilisation de données biométriques pour le suivi du temps ?
En Pologne, le RODO classe les données biométriques comme sensibles — leur traitement est généralement interdit. Le Code du travail (article 22¹b) le permet uniquement lorsqu'il est nécessaire pour contrôler l'accès à des informations ou locaux spécialement protégés. En pratique, cela signifie que l'utilisation de la biométrie (par ex. les empreintes digitales) uniquement pour le suivi du temps n'est généralement pas autorisée. C'est confirmé à la fois par l'autorité polonaise de protection des données et par la jurisprudence. Dans d'autres pays, vérifiez les règles locales de protection des données avant de déployer la biométrie. Remarque : il s'agit d'orientations générales — consultez un juriste pour une interprétation contraignante.

Fonctionnalités

L'application calcule-t-elle le temps de pause des employés ?
Oui — BeepClock calcule les pauses automatiquement à partir des pointages alternés. Par exemple : un employé pointe à l'arrivée, pointe à la sortie avant une pause, repointage à l'entrée après la pause et pointe à la sortie en fin de journée ; le temps entre le pointage de sortie du midi et le pointage d'entrée est reconnu et calculé comme une pause.
Dois-je configurer un planning de travail ?
Non. Le système enregistre les événements réels, vous n'avez donc pas à configurer un planning par employé. Remarque : si un employé oublie de pointer à la sortie, les enregistrements peuvent nécessiter une correction manuelle dans l'application — vous pouvez modifier les entrées individuelles.
BeepClock prend-il en charge le suivi du temps pour les postes de nuit ?
Oui — y compris les postes qui franchissent minuit. Avec l'option 'présence multi-jours' activée, le système enregistre l'ensemble du poste comme une présence continue attribuée au jour où le travail a commencé. Avec l'option désactivée, un poste de nuit est divisé en deux entrées, ce qui peut nécessiter une complétion manuelle des données manquantes. Pour le travail de nuit, nous recommandons d'activer l'option multi-jours.
Que se passe-t-il si un employé oublie de pointer à la sortie ?
Si la 'pointage de sortie automatique' est activée, le système complète le pointage de sortie manquant à une heure configurée, de sorte que la journée de travail se ferme proprement. Si l'option est désactivée — ou s'il s'agit d'un pointage d'entrée manquant — l'application génère une alerte concernant l'enregistrement manquant. Cela peut entraîner des journaux de temps de travail inexacts, nous recommandons donc d'activer le pointage de sortie automatique.
Comment ajouter un nouvel employé ?
Dans la section 'Employés', cliquez sur 'Ajouter un nouvel employé' et renseignez : prénom, nom, poste (facultatif), PIN (4 chiffres, facultatif — une méthode de connexion possible), identifiant de carte RFID (numéro de carte ou de badge), et le rôle sur l'enregistreur (User = employé standard, Administrator = accès complet au menu sur l'appareil).
J'ai ajouté des employés dans l'application mais ils n'apparaissent pas sur l'enregistreur — comment les synchroniser ?
Si des employés ont été créés dans l'application BeepClock, ils devraient apparaître automatiquement sur l'enregistreur. Si ce n'est pas le cas, effectuez une synchronisation manuelle : onglet Appareils → flèche vers l'appareil spécifique → choisissez soit 'Synchroniser les employés vers l'appareil' (quand les employés ont été ajoutés dans l'application et que vous voulez les transférer sur l'enregistreur) soit 'Synchroniser les employés depuis l'appareil' (quand les employés ont été ajoutés sur l'enregistreur et que vous voulez les transférer dans l'application). Le flux 'Sync vers l'appareil' dispose d'une option 'Ecraser tous les employés sur l'appareil' — cela supprime tout le monde de l'enregistreur et le remplace par la liste de l'application. ATTENTION : cela supprime également les empreintes digitales enregistrées sur l'appareil. L'application BeepClock fait référence par défaut ; toutes les modifications doivent d'abord être effectuées dans l'application, les modifications sur l'appareil étant réservées aux exceptions (par ex. l'enregistrement d'empreintes).
Comment générer un rapport mensuel pour un employé ?
Dans l'onglet 'Liste des présences', cliquez sur 'Récapitulatifs mensuels'. Choisissez le format (Excel ou PDF), sélectionnez les employés et la période (par ex. un mois complet), puis cliquez sur 'Télécharger'.
Comment saisir le numéro d'une carte RFID ou d'un badge pour un employé dans l'application ?
Les cartes et badges HDWR ont le numéro imprimé ou gravé dessus, vous pouvez donc le copier dans l'application (le champ 'Identifiant de carte RFID' dans le formulaire de nouvel employé). Exemple de badge : 0005281585 — saisir dans BeepClock sans les zéros de tête, c'est-à-dire 5281585, puis enregistrer. Exemple de carte : 0011618115 191,56859 — saisir uniquement le premier segment (avant l'espace), sans zéros de tête, c'est-à-dire 11618115, puis enregistrer.
J'ai ajouté le premier employé, puis je l'ai supprimé — quand j'ajoute le suivant, l'identifiant commence à 2 et non à 1. Pourquoi ?
Une fois attribué, un identifiant d'employé interne n'est jamais réutilisé. Cela protège contre la duplication des identifiants et les erreurs de comptabilisation du temps que cela entraînerait.
L'application peut-elle arrondir les pointages réels à des heures et minutes entières ?
Oui — il existe une fonctionnalité d'arrondi pour le temps, les pauses et les totaux journaliers. L'onglet 'Paramètres' inclut un aperçu interactif qui se met à jour au fur et à mesure que vous choisissez les options d'arrondi, ce qui facilite la mise en place d'une politique d'arrondi adaptée aux besoins de votre entreprise.

:::info Vous cherchez des questions sur le matériel ? La configuration WiFi, la connexion sur l'appareil, la protection du menu et le dépannage 'Connection: NO' sont décrits sur la page Enregistreurs en ligne (TimeLok) — ces sujets concernent l'appareil physique, pas l'application elle-même. :::

Facturation

Vais-je recevoir une facture TVA pour l'abonnement BeepClock ?
Une facture TVA est émise après l'enregistrement de chaque paiement. Le document est envoyé par e-mail à l'adresse enregistrée (les clients polonais le reçoivent également via KSeF). La facture est également disponible en téléchargement dans l'application, sous 'Paiements', à côté de la transaction correspondante. Les factures sont émises de façon cyclique, une fois par mois, pour la période de facturation correspondante.