App BeepClock

BeepClock e' l'applicazione web sviluppata internamente da HDWR per la rilevazione delle presenze e il monitoraggio dell'orario di lavoro. Si abbina alla famiglia di registratori TimeLok e gestisce turni non strutturati, orari flessibili, turni notturni e il calcolo automatico delle pause — in qualsiasi settore.

Registratori compatibili

BeepClock funziona con tre modelli TimeLok:

• TimeLok 200 (NWEPI) — WiFi integrato
• TimeLok 300 (NWEPBI) — WiFi integrato e batteria di riserva interna
• TimeLok 400 (NWEPBI4G) — WiFi integrato, batteria e uno slot per modem 4G

L'app funziona con qualsiasi browser moderno — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Non e' necessario installare nulla sul dispositivo dell'utente; tutto avviene su app.beepclock.com.

Generale

Che cos'e' l'app BeepClock e con quali registratori funziona?

BeepClock e' l'app web sviluppata internamente da HDWR per una rilevazione delle presenze semplice e trasparente. Gestisce turni non strutturati, orari flessibili e turni notturni con calcolo automatico delle pause. Si abbina a tre modelli di registratori TimeLok: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + batteria) e TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + batteria + 4G). L'app funziona con qualsiasi browser moderno su Windows, macOS, Linux, Android e iOS — nessuna installazione richiesta.

L'app BeepClock e' a pagamento?

Si' — e' un abbonamento mensile. Il modello di prezzo: quota fissa 19,00 PLN netti / mese che include 5 dipendenti e 1 registratore; dipendente aggiuntivo (oltre 5) +4,00 PLN netti per persona / mese; registratore aggiuntivo (oltre 1) +16,00 PLN netti per dispositivo / mese. L'app calcola automaticamente il costo in base ai dipendenti e ai dispositivi registrati. Ogni nuovo cliente beneficia di 30 giorni di prova gratuita. Il pagamento avviene tramite Stripe nell'app oppure con bonifico bancario tradizionale su richiesta di fattura proforma.

Dove si scarica l'app BeepClock e come si crea un account?

BeepClock e' un'app web — non e' necessario installare nulla su computer o dispositivo mobile. Ci si registra su app.beepclock.com/register e poi si accede tramite browser. Lo stesso account funziona da qualsiasi dispositivo con un browser moderno.

Come si applica la normativa RODO polacca (GDPR) all'uso dei dati biometrici per la rilevazione presenze?

In Polonia, il RODO classifica i dati biometrici come dati sensibili — il loro trattamento e' generalmente vietato. Il Codice del Lavoro (articolo 22¹b) lo consente solo se necessario per il controllo dell'accesso a informazioni o locali particolarmente protetti. In pratica, l'uso della biometria (ad es. impronte digitali) esclusivamente per la rilevazione presenze non e' generalmente ammissibile. Cio' e' confermato sia dall'autorita' polacca per la protezione dei dati sia dalla giurisprudenza. In altri Paesi, si verifichino le norme locali sulla protezione dei dati prima di implementare sistemi biometrici. Nota: si tratta di una guida generale — si consulti un legale per un'interpretazione vincolante.

Funzionalita'

L'app calcola automaticamente le pause dei dipendenti?

Si' — BeepClock calcola le pause automaticamente dagli accessi alternati. Ad esempio: un dipendente timbra l'entrata all'arrivo, timbra l'uscita prima della pausa, timbra nuovamente l'entrata dopo la pausa e timbra l'uscita a fine giornata; il tempo tra la timbratura di uscita e quella di rientro a meta' giornata viene riconosciuto e calcolato come pausa.

E' necessario impostare un orario di lavoro?

No. Il sistema registra gli eventi effettivi, quindi non e' necessario configurare un orario per ogni dipendente. Nota: se un dipendente dimentica di timbrare l'uscita, i record potrebbero richiedere una correzione manuale nell'app — e' possibile modificare le singole voci.

BeepClock supporta la rilevazione presenze per i turni notturni?

Si' — inclusi i turni che attraversano la mezzanotte. Con l'opzione 'presenze su piu' giorni' attivata, il sistema registra l'intero turno come un'unica presenza continuativa assegnata al giorno in cui e' iniziato il lavoro. Con l'opzione disattivata, un turno notturno viene suddiviso in due voci, il che potrebbe richiedere l'integrazione manuale dei dati mancanti. Per il lavoro notturno si consiglia di attivare l'opzione multi-giorno.

Cosa succede se un dipendente dimentica di timbrare l'uscita?

Se la 'timbratura automatica di uscita' e' attivata, il sistema inserisce la timbratura mancante all'orario configurato, in modo che la giornata lavorativa si chiuda correttamente. Se l'opzione e' disattivata — o se manca la timbratura di entrata — l'app genera un avviso relativo al record mancante. Cio' puo' portare a registrazioni imprecise dell'orario di lavoro, pertanto si consiglia di attivare la timbratura automatica di uscita.

Come si aggiunge un nuovo dipendente?

Nella sezione 'Dipendenti', fare clic su 'Aggiungi nuovo dipendente' e compilare: nome, cognome, qualifica (facoltativo), PIN (4 cifre, facoltativo — uno dei metodi di accesso), identificatore della tessera RFID (numero della tessera o del portachiavi) e il ruolo sul registratore (User = dipendente ordinario, Administrator = accesso completo al menu sul dispositivo).

Ho aggiunto i dipendenti nell'app ma non compaiono sul registratore — come si sincronizzano?

Se i dipendenti sono stati creati nell'app BeepClock, dovrebbero comparire automaticamente sul registratore. In caso contrario, eseguire una sincronizzazione manuale: scheda Dispositivi → freccia per accedere al dispositivo specifico → scegliere 'Sincronizza dipendenti sul dispositivo' (quando i dipendenti sono stati aggiunti nell'app e si vogliono trasferire al registratore) oppure 'Sincronizza dipendenti dal dispositivo' (quando i dipendenti sono stati aggiunti sul registratore e si vogliono importare nell'app). Il flusso 'Sincronizza sul dispositivo' include un'opzione 'Sovrascrivi tutti i dipendenti sul dispositivo' — questa elimina tutti i dipendenti dal registratore e li sostituisce con quelli presenti nell'app. ATTENZIONE: questa operazione elimina anche le impronte digitali registrate sul dispositivo. L'app BeepClock e' la fonte principale per impostazione predefinita; tutte le modifiche devono essere effettuate prima nell'app, riservando le modifiche sul dispositivo a casi eccezionali (ad es. registrazione delle impronte digitali).

Come si genera il report mensile di un dipendente?

Nella scheda 'Elenco presenze' fare clic su 'Riepiloghi mensili'. Scegliere il formato (Excel o PDF), selezionare i dipendenti e il periodo (ad es. un mese intero), quindi fare clic su 'Scarica'.

Come si inserisce il numero della tessera RFID o del portachiavi di un dipendente nell'app?

Le tessere e i portachiavi HDWR riportano il numero stampato o in rilievo, quindi e' possibile copiarlo nell'app (il campo 'Identificatore tessera RFID' nel modulo per i nuovi dipendenti). Esempio portachiavi: 0005281585 — inserire in BeepClock senza gli zeri iniziali, cioe' 5281585, poi salvare. Esempio tessera: 0011618115 191,56859 — inserire solo il primo segmento (prima dello spazio), senza zeri iniziali, cioe' 11618115, poi salvare.

Ho aggiunto il primo dipendente, poi lo ho rimosso — quando aggiungo il successivo, l'ID parte da 2 anziche' da 1. Perche'?

Una volta assegnato, un ID dipendente interno non viene mai riutilizzato. Cio' protegge dalla duplicazione degli ID e dagli errori di contabilizzazione dell'orario che ne deriverebbero.

L'app puo' arrotondare le timbrature effettive a ore e minuti interi?

Si' — e' disponibile una funzione di arrotondamento per orari, pause e totali giornalieri. La scheda 'Impostazioni' include un'anteprima interattiva che si aggiorna mentre si scelgono le opzioni di arrotondamento, facilitando la definizione di una politica di arrotondamento adatta alle esigenze aziendali.

:::info Cerca domande sull'hardware? La configurazione WiFi, il login sul dispositivo, la protezione del menu e la risoluzione del problema 'Connection: NO' sono descritti nella pagina Dispositivi online (TimeLok) — questi argomenti riguardano il dispositivo fisico, non l'app stessa. :::

Fatturazione

Si riceve una fattura IVA per l'abbonamento BeepClock?

Una fattura IVA viene emessa dopo ogni pagamento registrato. Il documento viene inviato per e-mail all'indirizzo indicato (i clienti polacchi lo ricevono anche tramite KSeF). La fattura e' disponibile anche per il download nell'app, sotto 'Pagamenti', accanto alla transazione corrispondente. Le fatture vengono emesse ciclicamente, una volta al mese, per il relativo periodo di fatturazione.