BeepClock programėlė
BeepClock yra HDWR nuosava žiniatinklio programa, skirta laiko apskaitai ir lankomumo stebėjimui. Ji susieta su TimeLok registratorių šeima ir tvarko nestruktūrizuotus pamainų grafikus, lankstų darbo laiką, naktines pamainas ir automatinį pertraukų skaičiavimą — bet kurioje pramonės šakoje.
Suderinami registratoriai
BeepClock veikia su trim TimeLok modeliais:
- TimeLok 200 (NWEPI) — įmontuotas WiFi
- TimeLok 300 (NWEPBI) — įmontuotas WiFi ir vidinė atsarginė baterija
- TimeLok 400 (NWEPBI4G) — įmontuotas WiFi, baterija ir 4G modemo lizdas
Programa veikia bet kurioje šiuolaikinėje naršyklėje — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Naudotojo įrenginyje nieko nereikia diegti; viskas vyksta adresu app.beepclock.com.
Bendra informacija
Kas yra BeepClock programa ir su kuriais registratoriais ji veikia?
BeepClock yra HDWR nuosava žiniatinklio programa, skirta paprastai ir skaidriai laiko apskaitai bei lankomumo stebėjimui. Ji tvarko nestruktūrizuotas pamainas, lankstų darbo laiką ir naktines pamainas su automatiniu pertraukų skaičiavimu. Ji susieta su trim TimeLok registratorių modeliais: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + baterija) ir TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + baterija + 4G). Programa veikia bet kurioje šiuolaikinėje naršyklėje Windows, macOS, Linux, Android ir iOS sistemose — jokio diegimo nereikia.
Ar BeepClock programa yra mokama?
Taip — tai mėnesinė prenumerata. Kainos modelis: fiksuotas mokestis 19,00 PLN be PVM / mėn., apimantis 5 darbuotojus ir 1 registratorių; papildomas darbuotojas (virš 5) +4,00 PLN be PVM už asmenį / mėn.; papildomas registratorius (virš 1) +16,00 PLN be PVM už įrenginį / mėn. Programa automatiškai skaičiuoja sąskaitą pagal užregistruotus darbuotojus ir įrenginius. Kiekvienam naujam klientui suteikiamas 30 dienų nemokamas bandomasis laikotarpis. Mokėjimas galimas per Stripe programoje arba tradiciniu banko pavedimu pagal išankstinę sąskaitą faktūrą pagal pageidavimą.
Kur atsisiųsti BeepClock programą ir kaip sukurti paskyrą?
BeepClock yra žiniatinklio programa — kompiuteryje ar mobiliajame įrenginyje nieko nereikia diegti. Užsiregistruokite adresu app.beepclock.com/register ir prisijunkite per naršyklę. Ta pati paskyra veikia iš bet kurio įrenginio su šiuolaikine naršykle.
Kaip Lenkijos RODO (BDAR) teisė taikoma biometrinių duomenų naudojimui laiko apskaitai?
Lenkijoje RODO klasifikuoja biometrinius duomenis kaip jautrius — jų tvarkymas paprastai draudžiamas. Darbo kodeksas (22¹b straipsnis) tai leidžia tik tada, kai tai būtina kontroliuoti prieigą prie ypač saugomų duomenų ar patalpų. Praktikoje tai reiškia, kad biometrinių duomenų (pvz., pirštų atspaudų) naudojimas tik laiko apskaitai paprastai nėra leidžiamas. Tai patvirtina tiek Lenkijos duomenų apsaugos institucija, tiek teismų sprendimai. Kitose šalyse prieš diegiant biometriją patikrinkite vietos duomenų apsaugos taisykles. Pastaba: tai bendra rekomendacija — dėl įpareigojančio aiškinimo kreipkitės į teisininką.
Funkcijos
Ar programa skaičiuoja darbuotojo pertraukų laiką?
Taip — BeepClock automatiškai skaičiuoja pertraukas pagal kintamus atvykimo ir išvykimo žymėjimus. Pavyzdžiui: darbuotojas pažymi atvykimą, pažymi išvykimą prieš pertrauką, vėl pažymi atvykimą po pertraukos ir pažymi išvykimą dienos pabaigoje; laikas tarp vidurdienio išvykimo ir atvykimo žymėjimų atpažįstamas ir skaičiuojamas kaip pertrauka.
Ar reikia nustatyti darbo grafiką?
Ne. Sistema fiksuoja faktinius įvykius, todėl Jums nereikia konfigūruoti grafiko kiekvienam darbuotojui. Pastaba: jei darbuotojas pamiršta pažymėti išvykimą, įrašai gali reikalauti rankinio taisymo programoje — galite redaguoti atskirus įrašus.
Ar BeepClock palaiko naktinių pamainų laiko apskaitą?
Taip — įskaitant pamainas, kertančias vidurnaktį. Kai įjungta 'kelių dienų lankomumo' parinktis, sistema fiksuoja visą pamainą kaip vieną nepertraukiamą lankomumą, priskirtą dienai, kai prasidėjo darbas. Kai parinktis išjungta, naktinė pamaina padalijama į du įrašus, kuriems gali reikėti rankinio trūkstamų duomenų papildymo. Naktiniam darbui rekomenduojame įjungti kelių dienų parinktį.
Kas atsitinka, jei darbuotojas pamiršta pažymėti išvykimą?
Jei įjungtas 'automatinis išvykimo žymėjimas', sistema užpildo trūkstamą išvykimo žymėjimą konfigūruotu laiku, taigi darbo diena užsidaro tvarkingai. Jei parinktis išjungta — arba jei trūksta atvykimo žymėjimo — programa įspėja apie trūkstamą įrašą. Tai gali lemti netikslius darbo laiko žurnalus, todėl rekomenduojame įjungti automatinį išvykimo žymėjimą.
Kaip pridėti naują darbuotoją?
Skyriuje 'Darbuotojai' spustelėkite 'Pridėti naują darbuotoją' ir užpildykite: vardą, pavardę, pareigas (neprivaloma), PIN kodą (4 skaitmenys, neprivaloma — vienas galimas prisijungimo būdas), RFID kortelės identifikatorių (kortelės arba raktų pakabukas numeris) ir vaidmenį registratoriuje (User = įprastas darbuotojas, Administrator = visapusiška meniu prieiga įrenginyje).
Pridėjau darbuotojus programoje, bet jie nepasirodo registratoriuje — kaip sinchronizuoti?
Jei darbuotojai buvo sukurti BeepClock programoje, jie turėtų automatiškai pasirodyti registratoriuje. Jei ne, atlikite rankinę sinchronizaciją: skirtukas Devices → rodyklė į konkretų įrenginį → pasirinkite arba 'Sync employees to device' (kai darbuotojai pridėti programoje ir norite juos registratoriuje) arba 'Sync employees from device' (kai darbuotojai pridėti registratoriuje ir norite juos programoje). Srautas 'Sync to device' turi parinktį 'Overwrite all employees on device' — tai ištrina visus iš registratoriaus ir pakeičia juos programos sąrašu. ĮSPĖJIMAS: tai taip pat ištrina įrenginyje užregistruotus pirštų atspaudus. BeepClock programa pagal nutylėjimą yra pagrindinė tiesos šaltinis; visi pakeitimai pirmiausia turėtų būti daromi programoje, o tiesioginis redagavimas įrenginyje paliktas išimtims (pvz., pirštų atspaudų registravimui).
Kaip sugeneruoti mėnesinę darbuotojo ataskaitą?
Skirtuke 'Lankomumo sąrašas' spustelėkite 'Mėnesinės suvestinės'. Pasirinkite formatą (Excel arba PDF), pasirinkite darbuotojus ir laikotarpį (pvz., visą mėnesį), tada spustelėkite 'Atsisiųsti'.
Kaip įvesti RFID kortelės arba raktų pakabukas numerį darbuotojui programoje?
HDWR kortelės ir raktų pakabukai turi numerį atspausdintą arba iškilintą ant jų, todėl galite jį nukopijuoti į programą (naujo darbuotojo formos laukas 'RFID kortelės identifikatorius'). Raktų pakabukas pavyzdys: 0005281585 — įveskite į BeepClock be pirmaujančių nulių, t. y. 5281585, tada išsaugokite. Kortelės pavyzdys: 0011618115 191,56859 — įveskite tik pirmąjį segmentą (prieš tarpą), be pirmaujančių nulių, t. y. 11618115, tada išsaugokite.
Pridėjau pirmą darbuotoją, paskui pašalinau — kai pridėjau kitą, ID prasideda nuo 2, o ne nuo 1. Kodėl?
Kartą priskirtas vidinis darbuotojo ID niekada nenaudojamas pakartotinai. Tai apsaugo nuo ID dubliavimosi ir dėl to kylančių darbo laiko apskaitos klaidų.
Ar programa gali suapvalinti faktinius atvykimo žymėjimus iki valandų ir minučių?
Taip — yra apvalinimo funkcija laikui, pertraukoms ir dienos suvestinėms. Skirtuke 'Nustatymai' yra interaktyvus peržiūros langas, kuris atnaujinamas pasirinkus apvalinimo parinktis, todėl lengviau sureguliuoti apvalinimo politiką, atitinkančią Jūsų įmonės poreikius.
:::info Ieškote klausimų apie aparatinę įrangą? WiFi nustatymas, prisijungimas prie įrenginio, meniu apsauga ir 'Connection: NO' trikčių šalinimas aprašyti puslapyje Prisijungę įrenginiai (TimeLok) — šios temos susijusios su fiziniu įrenginiu, ne su pačia programėle. :::
Atsiskaitymas
Ar gausiu PVM sąskaitą faktūrą už BeepClock prenumeratą?
PVM sąskaita faktūra išrašoma po kiekvieno įskaityto mokėjimo. Dokumentas siunčiamas el. paštu nurodytu adresu (Lenkijos klientai taip pat gauna jį per KSeF). Sąskaita faktūra taip pat pasiekiama atsisiųsti programoje, skyriuje 'Mokėjimai', šalia atitinkamo sandorio. Sąskaitos faktūros išrašomos cikliškai, kartą per mėnesį, už atitinkamą atsiskaitymo laikotarpį.