Ga naar hoofdinhoud

BeepClock-app

BeepClock is de eigen webapplicatie van HDWR voor tijdregistratie en aanwezigheidsmonitoring. De app koppelt met de TimeLok-apparatenfamilie en verwerkt ongestructureerde dienstroosters, flexibele werktijden, nachtdiensten en automatische pauzeberekening — in elke branche.

Compatibele apparaten​

BeepClock werkt met drie TimeLok-modellen:

  • TimeLok 200 (NWEPI) — ingebouwde WiFi
  • TimeLok 300 (NWEPBI) — ingebouwde WiFi en een interne back-upaccu
  • TimeLok 400 (NWEPBI4G) — ingebouwde WiFi, accu en een 4G-modemslot

De app werkt in elke moderne browser — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Er hoeft niets geinstalleerd te worden op het apparaat van de gebruiker; alles gebeurt via app.beepclock.com.

Algemeen

Wat is de BeepClock-app en met welke apparaten werkt die?
BeepClock is de eigen webapplicatie van HDWR voor eenvoudige, transparante tijdregistratie en aanwezigheidsmonitoring. De app verwerkt ongestructureerde diensten, flexibele uren en nachtdiensten met automatische pauzeberekening. Hij koppelt met drie TimeLok-modellen: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + accu) en TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + accu + 4G). De app werkt in elke moderne browser op Windows, macOS, Linux, Android en iOS — geen installatie vereist.
Is de BeepClock-app betaald?
Ja — het is een maandelijks abonnement. Het prijsmodel: vaste vergoeding 19,00 PLN netto / maand voor 5 medewerkers en 1 apparaat; extra medewerker (boven 5) +4,00 PLN netto per persoon / maand; extra apparaat (boven 1) +16,00 PLN netto per apparaat / maand. De app berekent de factuur automatisch op basis van geregistreerde medewerkers en apparaten. Elke nieuwe klant krijgt een gratis proefperiode van 30 dagen. Betaling verloopt via Stripe in de app, of via traditionele bankoverschrijving op basis van een pro-formaFactuur op verzoek.
Waar kan ik de BeepClock-app downloaden en hoe maak ik een account aan?
BeepClock is een webapplicatie — er hoeft niets geinstalleerd te worden op een computer of mobiel apparaat. Registreer u op app.beepclock.com/register en log daarna in via uw browser. Hetzelfde account werkt op elk apparaat met een moderne browser.
Hoe is de Poolse RODO (AVG)-wetgeving van toepassing op het gebruik van biometrische gegevens voor tijdregistratie?
In Polen classificeert RODO biometrische gegevens als gevoelig — de verwerking ervan is in het algemeen verboden. De Arbeidswet (artikel 22¹b) staat het alleen toe wanneer het noodzakelijk is voor de toegangscontrole tot bijzonder beschermde informatie of ruimten. In de praktijk betekent dit dat het gebruik van biometrie (bijv. vingerafdrukken) uitsluitend voor tijdregistratie over het algemeen niet is toegestaan. Dit wordt bevestigd door zowel de Poolse gegevensbeschermingsautoriteit als rechterlijke uitspraken. Controleer in andere landen de lokale gegevensbeschermingsregels voordat u biometrie inzet. Opmerking: dit is algemene richtlijn — raadpleeg een advocaat voor een bindende interpretatie.

Functies

Berekent de app de pauzetijd van medewerkers?
Ja — BeepClock berekent pauzes automatisch op basis van afwisselende klok-in-registraties. Bijvoorbeeld: een medewerker klokt in bij aankomst, klokt uit voor een pauze, klokt weer in na de pauze en klokt uit aan het einde van de dag; de tijd tussen het middag-uitklokken en het inklokkken wordt herkend en berekend als pauze.
Moet ik een werkrooster instellen?
Nee. Het systeem registreert werkelijke gebeurtenissen, zodat u geen rooster per medewerker hoeft in te stellen. Let op: als een medewerker vergeet uit te klokken, moeten records mogelijk handmatig worden gecorrigeerd in de app — u kunt afzonderlijke vermeldingen bewerken.
Ondersteunt BeepClock tijdregistratie voor nachtdiensten?
Ja — ook diensten die middernacht overschrijden. Met de optie 'meerdaagse aanwezigheid' ingeschakeld registreert het systeem de hele dienst als een aaneengesloten aanwezigheid die wordt toegewezen aan de dag waarop het werk begon. Met de optie uitgeschakeld wordt een nachtdienst opgesplitst in twee vermeldingen, waarvoor mogelijk handmatige aanvulling van ontbrekende gegevens nodig is. Voor nachtwerk raden wij aan de meerdaagse optie in te schakelen.
Wat gebeurt er als een medewerker vergeet uit te klokken?
Als 'automatisch uitklokken' is ingeschakeld, vult het systeem het ontbrekende uitklokmoment in op een ingesteld tijdstip, zodat de werkdag netjes wordt afgesloten. Als de optie uit staat — of als het een ontbrekend inklokmomen betrof — geeft de app een melding over het ontbrekende record. Dit kan leiden tot onnauwkeurige arbeidstijdregistraties, daarom raden wij aan automatisch uitklokken in te schakelen.
Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe?
Klik in de sectie 'Medewerkers' op 'Nieuwe medewerker toevoegen' en vul in: voornaam, achternaam, functie (optioneel), PIN (4 cijfers, optioneel — een mogelijke aanmeldmethode), RFID-kaartidentificator (kaart- of sleutelhangernummer) en de rol op het apparaat (User = gewone medewerker, Administrator = volledige menutoegang op het apparaat).
Ik heb medewerkers toegevoegd in de app maar ze verschijnen niet op het apparaat — hoe synchroniseer ik ze?
Als medewerkers zijn aangemaakt in de BeepClock-app zouden ze automatisch op het apparaat moeten verschijnen. Als dat niet het geval is, voer dan een handmatige synchronisatie uit: tabblad Apparaten → pijl naar het specifieke apparaat → kies 'Medewerkers synchroniseren naar apparaat' (als medewerkers in de app zijn toegevoegd en u ze op het apparaat wilt) of 'Medewerkers synchroniseren van apparaat' (als medewerkers op het apparaat zijn toegevoegd en u ze in de app wilt). De stroom 'Synchroniseren naar apparaat' heeft een optie 'Alle medewerkers op apparaat overschrijven' — hiermee worden alle medewerkers van het apparaat verwijderd en vervangen door de lijst in de app. WAARSCHUWING: dit verwijdert ook geregistreerde vingerafdrukken op het apparaat. De BeepClock-app is standaard de bron van waarheid; alle wijzigingen dienen eerst in de app te worden aangebracht, waarbij aanpassingen op het apparaat gereserveerd zijn voor uitzonderingen (bijv. vingerafdrukregistratie).
Hoe genereer ik een maandrapport voor een medewerker?
Klik op het tabblad 'Aanwezigheidslijst' op 'Maandoverzichten'. Kies het formaat (Excel of PDF), selecteer de medewerkers en de periode (bijv. een volledige maand) en klik op 'Downloaden'.
Hoe voer ik een RFID-kaart- of sleutelhangernummer in voor een medewerker in de app?
Op HDWR-kaarten en sleutelhangers staat het nummer gedrukt of ingestanst, zodat u het kunt kopiëren naar de app (het veld 'RFID-kaartidentificator' in het formulier voor nieuwe medewerkers). Voorbeeld sleutelhanger: 0005281585 — voer in BeepClock in zonder voorloopnullen, d.w.z. 5281585, en sla op. Voorbeeld kaart: 0011618115 191,56859 — voer alleen het eerste segment in (voor de spatie), zonder voorloopnullen, d.w.z. 11618115, en sla op.
Ik heb de eerste medewerker toegevoegd en daarna verwijderd — toen ik de volgende toevoegde, begon het ID bij 2 in plaats van 1. Waarom?
Een eenmaal toegewezen intern medewerkers-ID wordt nooit opnieuw gebruikt. Dit beschermt tegen ID-duplicatie en de arbeidstijdboekhoudfouten die dat zou veroorzaken.
Kan de app werkelijke inkloktijden afronden naar hele uren en minuten?
Ja — er is een afrondingsfunctie voor tijd, pauzes en dagelijkse totalen. Het tabblad 'Instellingen' bevat een interactieve voorbeeldweergave die wordt bijgewerkt terwijl u afrondingsopties kiest, waardoor het eenvoudiger is een afrondingsbeleid te bepalen dat aansluit bij de behoeften van uw bedrijf.

:::info Op zoek naar hardwarevragen? WiFi-installatie, apparaat-aanmelding, menubescherming en 'Connection: NO'-troubleshooting worden behandeld op de pagina Online-apparaten (TimeLok) — deze onderwerpen gaan over het fysieke apparaat, niet over de app zelf. :::

Facturering

Ontvang ik een btw-factuur voor het BeepClock-abonnement?
Na elke geboekte betaling wordt een btw-factuur opgemaakt. Het document wordt per e-mail verzonden naar het geregistreerde adres (Poolse klanten ontvangen het ook via KSeF). De factuur is ook beschikbaar om te downloaden in de app, onder 'Betalingen', naast de bijbehorende transactie. Facturen worden periodiek uitgebracht, eenmaal per maand, voor de bijbehorende factureringsperiode.