Aplikacja BeepClock

BeepClock to własna aplikacja webowa HDWR do śledzenia czasu pracy i monitorowania obecności. Współpracuje z rodziną rejestratorów TimeLok i obsługuje nieregularne wzorce zmian, elastyczny czas pracy, zmiany nocne oraz automatyczne obliczanie przerw — w każdej branży.

Kompatybilne rejestratory

BeepClock współpracuje z trzema modelami TimeLok:

• TimeLok 200 (NWEPI) — wbudowane WiFi
• TimeLok 300 (NWEPBI) — wbudowane WiFi i wewnętrzny akumulator awaryjny
• TimeLok 400 (NWEPBI4G) — wbudowane WiFi, akumulator i slot na modem 4G

Aplikacja działa w każdej nowoczesnej przeglądarce — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Nie trzeba nic instalować na urządzeniu użytkownika; wszystko odbywa się pod adresem app.beepclock.com.

Informacje ogólne

Czym jest aplikacja BeepClock i z jakimi rejestratorami współpracuje?

BeepClock to własna aplikacja webowa HDWR do prostego i przejrzystego śledzenia czasu pracy oraz monitorowania obecności. Obsługuje nieregularne zmiany, elastyczny czas pracy i zmiany nocne z automatycznym obliczaniem przerw. Współpracuje z trzema modelami rejestratorów TimeLok: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + akumulator) i TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + akumulator + 4G). Aplikacja działa w każdej nowoczesnej przeglądarce na systemach Windows, macOS, Linux, Android i iOS — bez konieczności instalacji.

Czy aplikacja BeepClock jest płatna?

Tak — jest to abonament miesięczny. Model cenowy: stała opłata 19,00 zł netto / miesiąc obejmująca 5 pracowników i 1 rejestrator; dodatkowy pracownik (powyżej 5) +4,00 zł netto za osobę / miesiąc; dodatkowy rejestrator (powyżej 1) +16,00 zł netto za urządzenie / miesiąc. Aplikacja automatycznie oblicza rachunek na podstawie zarejestrowanych pracowników i urządzeń. Każdy nowy klient otrzymuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny. Płatność odbywa się przez Stripe w aplikacji lub tradycyjnym przelewem bankowym na podstawie faktury proforma na życzenie.

Skąd pobrać aplikację BeepClock i jak założyć konto?

BeepClock to aplikacja webowa — nie trzeba nic instalować na komputerze ani urządzeniu mobilnym. Zarejestruj się pod adresem app.beepclock.com/register, a następnie zaloguj się przez przeglądarkę. To samo konto działa z każdego urządzenia z nowoczesną przeglądarką.

Jak polskie prawo RODO odnosi się do przetwarzania danych biometrycznych w rejestracji czasu pracy?

W Polsce RODO klasyfikuje dane biometryczne jako dane wrażliwe — ich przetwarzanie jest co do zasady zabronione. Kodeks pracy (art. 22¹b) dopuszcza je wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do kontroli dostępu do szczególnie chronionych informacji lub pomieszczeń. W praktyce oznacza to, że stosowanie biometrii (np. odcisków palców) wyłącznie do rejestracji czasu pracy jest co do zasady niedopuszczalne. Potwierdzają to zarówno stanowisko polskiego organu ochrony danych, jak i orzeczenia sądowe. W innych krajach przed wdrożeniem biometrii sprawdź lokalne przepisy o ochronie danych. Uwaga: to ogólne wytyczne — skonsultuj się z prawnikiem w celu uzyskania wiążącej interpretacji.

Funkcje

Czy aplikacja oblicza czas przerw pracowników?

Tak — BeepClock oblicza przerwy automatycznie na podstawie naprzemiennych wejść i wyjść. Przykładowo: pracownik rejestruje wejście po przybyciu, rejestruje wyjście przed przerwą, rejestruje wejście po przerwie i wyjście na koniec dnia; czas pomiędzy wyjściem a wejściem w środku dnia jest rozpoznawany i obliczany jako przerwa.

Czy muszę ustawiać harmonogram pracy?

Nie. System rejestruje rzeczywiste zdarzenia, więc nie trzeba konfigurować harmonogramu dla każdego pracownika. Uwaga: jeśli pracownik zapomni zarejestrować wyjście, wpisy mogą wymagać ręcznej korekty w aplikacji — możesz edytować poszczególne pozycje.

Czy BeepClock obsługuje rejestrację czasu pracy w systemie nocnym?

Tak — łącznie ze zmianami przechodzącymi przez północ. Po włączeniu opcji 'wielodniowej obecności' system rejestruje całą zmianę jako jedną ciągłą obecność przypisaną do dnia, w którym praca się rozpoczęła. Przy wyłączonej opcji zmiana nocna jest podzielona na dwa wpisy, co może wymagać ręcznego uzupełnienia brakujących danych. W przypadku pracy nocnej zalecamy włączenie opcji wielodniowej.

Co się dzieje, gdy pracownik zapomni zarejestrować wyjście?

Jeśli opcja 'automatycznego wyjścia' jest włączona, system uzupełnia brakujące wyjście o skonfigurowanej godzinie, dzięki czemu dzień roboczy zamyka się poprawnie. Jeśli opcja jest wyłączona — lub jeśli brakowało rejestracji wejścia — aplikacja generuje alert o brakującym wpisie. Może to prowadzić do niedokładności w ewidencji czasu pracy, dlatego zalecamy włączenie automatycznego wyjścia.

Jak dodać nowego pracownika?

W sekcji 'Pracownicy' kliknij 'Dodaj nowego pracownika' i wypełnij: imię, nazwisko, stanowisko (opcjonalne), PIN (4 cyfry, opcjonalne — jedna z możliwych metod logowania), identyfikator karty RFID (numer karty lub breloczka) oraz rolę na rejestratorze (User = zwykły pracownik, Administrator = pełny dostęp do menu na urządzeniu).

Dodałem pracowników w aplikacji, ale nie pojawiają się na rejestratorze — jak przeprowadzić synchronizację?

Jeśli pracownicy zostali utworzeni w aplikacji BeepClock, powinni pojawić się na rejestratorze automatycznie. Jeśli tak się nie stało, uruchom ręczną synchronizację: zakładka Urządzenia -> strzałka do konkretnego urządzenia -> wybierz 'Synchronizuj pracowników do urządzenia' (gdy pracownicy zostali dodani w aplikacji i chcesz ich na rejestratorze) lub 'Synchronizuj pracowników z urządzenia' (gdy pracownicy zostali dodani na rejestratorze i chcesz ich w aplikacji). Przepływ 'Synchronizuj do urządzenia' zawiera opcję 'Nadpisz wszystkich pracowników na urządzeniu' — usuwa wszystkich z rejestratora i zastępuje ich listą z aplikacji. UWAGA: spowoduje to również usunięcie zarejestrowanych odcisków palców na urządzeniu. Aplikacja BeepClock jest domyślnie źródłem prawdy; wszystkie zmiany powinny być wprowadzane najpierw w aplikacji, a edycje na urządzeniu zarezerwowane dla wyjątków (np. rejestracja odcisków palców).

Jak wygenerować miesięczny raport dla pracownika?

W zakładce 'Lista obecności' kliknij 'Zestawienia miesięczne'. Wybierz format (Excel lub PDF), zaznacz pracowników i okres (np. pełny miesiąc), a następnie kliknij 'Pobierz'.

Jak wprowadzić numer karty RFID lub breloczka pracownika w aplikacji?

Karty i breloczki HDWR mają numer wydrukowany lub wytłoczony, więc można go skopiować do aplikacji (pole 'Identyfikator karty RFID' w formularzu nowego pracownika). Przykład breloczka: 0005281585 — wprowadź do BeepClock bez zer wiodących, czyli 5281585, a następnie zapisz. Przykład karty: 0011618115 191,56859 — wprowadź tylko pierwszy segment (przed spacją), bez zer wiodących, czyli 11618115, a następnie zapisz.

Dodałem pierwszego pracownika, a następnie go usunąłem — gdy dodaję kolejnego, ID zaczyna się od 2, nie od 1. Dlaczego?

Raz przypisany wewnętrzny identyfikator pracownika nigdy nie jest ponownie używany. Chroni to przed duplikowaniem ID i wynikającymi z tego błędami w ewidencji czasu pracy.

Czy aplikacja może zaokrąglać rzeczywiste godziny wejść do pełnych godzin i minut?

Tak — dostępna jest funkcja zaokrąglania czasu, przerw i dziennych sum. Zakładka 'Ustawienia' zawiera interaktywny podgląd aktualizowany na bieżąco podczas wyboru opcji zaokrąglania, co ułatwia dostosowanie polityki zaokrąglania do potrzeb firmy.

:::info Szukasz pytań o sprzęt? Konfiguracja WiFi, logowanie na urządzeniu, ochrona menu i diagnostyka 'Connection: NO' są opisane na stronie Rejestratory online (TimeLok) — te tematy dotyczą fizycznego urządzenia, nie samej aplikacji. :::

Rozliczenia

Czy otrzymam fakturę VAT za subskrypcję BeepClock?

Faktura VAT jest wystawiana po zaksięgowaniu każdej płatności. Dokument jest wysyłany e-mailem na adres przypisany do konta (polscy klienci otrzymują go również przez KSeF). Faktura jest też dostępna do pobrania w aplikacji, w sekcji 'Płatności', obok odpowiedniej transakcji. Faktury są wystawiane cyklicznie, raz w miesiącu, za odpowiedni okres rozliczeniowy.