Skip to main content

Aplicatia BeepClock

BeepClock este aplicatia web proprie HDWR pentru urmarirea timpului si monitorizarea prezentei. Se asociaza cu familia de terminale TimeLok si gestioneaza ture nestructurate, ore flexibile, ture de noapte si calculul automat al pauzelor — in orice sector de activitate.

Terminale compatibile​

BeepClock functioneaza cu trei modele TimeLok:

  • TimeLok 200 (NWEPI) — WiFi integrat
  • TimeLok 300 (NWEPBI) — WiFi integrat si o baterie interna de rezerva
  • TimeLok 400 (NWEPBI4G) — WiFi integrat, baterie si un slot pentru modem 4G

Aplicatia ruleaza in orice browser modern — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Nu este necesar sa instalati nimic pe dispozitivul dumneavoastra; totul se intampla la adresa app.beepclock.com.

General

Ce este aplicatia BeepClock si cu ce terminale functioneaza?
BeepClock este aplicatia web proprie HDWR pentru urmarirea simpla si transparenta a timpului si monitorizarea prezentei. Gestioneaza ture nestructurate, ore flexibile si ture de noapte cu calcul automat al pauzelor. Se asociaza cu trei modele de terminale TimeLok: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + baterie) si TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + baterie + 4G). Aplicatia ruleaza in orice browser modern pe Windows, macOS, Linux, Android si iOS — nu este necesara instalarea.
Aplicatia BeepClock este platita?
Da — este un abonament lunar. Modelul de tarifare: taxa fixa 19,00 PLN net / luna care acopera 5 angajati si 1 terminal; angajat suplimentar (peste 5) +4,00 PLN net per persoana / luna; terminal suplimentar (peste 1) +16,00 PLN net per dispozitiv / luna. Aplicatia calculeaza automat factura pe baza angajatilor si dispozitivelor inregistrate. O perioada de proba gratuita de 30 de zile este inclusa pentru fiecare client nou. Plata se efectueaza prin Stripe in aplicatie sau prin transfer bancar traditional pe baza unei facturi proforma la cerere.
De unde descarc aplicatia BeepClock si cum creez un cont?
BeepClock este o aplicatie web — nu este necesar sa instalati nimic pe un computer sau dispozitiv mobil. Inregistrati-va la app.beepclock.com/register, apoi autentificati-va prin browser. Acelasi cont functioneaza de pe orice dispozitiv care ruleaza un browser modern.
Cum se aplica legislatia RODO poloneza (GDPR) la utilizarea datelor biometrice pentru evidenta timpului?
In Polonia, RODO clasifica datele biometrice ca date sensibile — prelucrarea lor este in general interzisa. Codul Muncii (articolul 22¹b) o permite doar atunci cand este necesara pentru controlul accesului la informatii sau spatii special protejate. In practica, aceasta inseamna ca utilizarea biometriei (de exemplu, amprentele digitale) exclusiv pentru evidenta timpului este in general nepermisa. Acest lucru este confirmat atat de autoritatea poloneza de protectie a datelor, cat si de hotararile instantelor. In alte tari, verificati reglementarile locale privind protectia datelor inainte de a implementa biometria. Nota: aceasta reprezinta indrumari generale — consultati un avocat pentru o interpretare cu caracter obligatoriu.

Functionalitati

Calculeaza aplicatia durata pauzei angajatilor?
Da — BeepClock calculeaza automat pauzele din pontarile alternante. De exemplu: un angajat ponteza la sosire, ponteza la iesire inainte de pauza, ponteza la intrare dupa pauza si ponteza la iesire la sfarsitul zilei; intervalul dintre pontarea de iesire de la pranz si pontarea de intrare este recunoscut si calculat ca pauza.
Trebuie sa setez un program de lucru?
Nu. Sistemul inregistreaza evenimentele reale, astfel incat nu trebuie sa configurati un program per angajat. Nota: daca un angajat uita sa ponteze la iesire, inregistrarile pot necesita o corectie manuala in aplicatie — puteti edita inregistrarile individuale.
BeepClock suporta evidenta timpului pentru tura de noapte?
Da — inclusiv turele care trec de miezul noptii. Cu optiunea 'prezenta pe mai multe zile' activata, sistemul inregistreaza intreaga tura ca o prezenta continua atribuita zilei in care a inceput lucrul. Cu optiunea dezactivata, o tura de noapte este impartita in doua inregistrari, ceea ce poate necesita completarea manuala a datelor lipsa. Pentru munca de noapte recomandam activarea optiunii multi-zi.
Ce se intampla daca un angajat uita sa ponteze la iesire?
Daca 'pontajul automat de iesire' este activat, sistemul completeaza pontajul de iesire lipsa la o ora configurata, astfel incat ziua de lucru se inchide corect. Daca optiunea este dezactivata — sau daca lipseste un pontaj de intrare — aplicatia genereaza o alerta privind inregistrarea lipsa. Aceasta poate duce la jurnale inexacte ale timpului de lucru, de aceea recomandam activarea pontajului automat de iesire.
Cum adaug un angajat nou?
In sectiunea 'Angajati', faceti clic pe 'Adauga angajat nou' si completati: prenume, nume, functie (optional), PIN (4 cifre, optional — o metoda posibila de autentificare), identificator card RFID (numarul cardului sau al cheii), si rolul pe terminal (User = angajat obisnuit, Administrator = acces complet la meniu pe dispozitiv).
Am adaugat angajati in aplicatie, dar nu apar pe terminal — cum ii sincronizez?
Daca angajatii au fost creati in aplicatia BeepClock, ar trebui sa apara automat pe terminal. Daca nu apar, efectuati o sincronizare manuala: fila Dispozitive → sageata catre dispozitivul specific → alegeti fie 'Sincronizeaza angajatii catre dispozitiv' (cand angajatii au fost adaugati in aplicatie si vreti sa fie pe terminal) sau 'Sincronizeaza angajatii de pe dispozitiv' (cand angajatii au fost adaugati pe terminal si vreti sa fie in aplicatie). Fluxul 'Sincronizare catre dispozitiv' are o optiune 'Suprascrie toti angajatii de pe dispozitiv' — aceasta sterge toti angajatii de pe terminal si ii inlocuieste cu lista din aplicatie. ATENTIE: aceasta sterge si amprentele inregistrate pe dispozitiv. Aplicatia BeepClock este sursa de adevar implicit; toate modificarile trebuie efectuate mai intai in aplicatie, cu editarile pe dispozitiv rezervate exceptiilor (de ex. inregistrarea amprentelor).
Cum generez un raport lunar pentru un angajat?
In fila 'Lista prezente' faceti clic pe 'Sumare lunare'. Alegeti formatul (Excel sau PDF), selectati angajatii si perioada (de ex. o luna intreaga), apoi faceti clic pe 'Descarca'.
Cum introduc numarul unui card RFID sau al unui breloc in aplicatie pentru un angajat?
Cardurile si brelocurile HDWR au numarul tiparit sau gravat pe ele, astfel incat il puteti copia in aplicatie (campul 'Identificator card RFID' din formularul de angajat nou). Exemplu breloc: 0005281585 — introduceti in BeepClock fara zerouri de inceput, adica 5281585, apoi salvati. Exemplu card: 0011618115 191,56859 — introduceti doar primul segment (inainte de spatiu), fara zerouri de inceput, adica 11618115, apoi salvati.
Am adaugat primul angajat, apoi l-am sters — cand adaug urmatorul, ID-ul incepe de la 2, nu de la 1. De ce?
Odata atribuit, un ID intern de angajat nu este niciodata reutilizat. Aceasta protejeaza impotriva duplicarii ID-urilor si a erorilor de contabilizare a timpului pe care le-ar cauza.
Poate aplicatia sa rotunjeasca pontarile reale la ore si minute intregi?
Da — exista o functie de rotunjire pentru timp, pauze si totaluri zilnice. Fila 'Setari' include o previzualizare interactiva care se actualizeaza pe masura ce alegeti optiunile de rotunjire, ceea ce faciliteaza configurarea unei politici de rotunjire care se potriveste nevoilor companiei dumneavoastra.

:::info Cautati intrebari despre hardware? Configurarea WiFi, autentificarea pe dispozitiv, protectia meniului si depanarea 'Connection: NO' sunt descrise pe pagina Dispozitive online (TimeLok) — aceste subiecte se refera la dispozitivul fizic, nu la aplicatia in sine. :::

Facturare

Voi primi o factura cu TVA pentru abonamentul BeepClock?
O factura cu TVA este emisa dupa fiecare plata inregistrata. Documentul este trimis prin e-mail la adresa din cont (clientii din Polonia il primesc si prin KSeF). Factura este disponibila si pentru descarcare in aplicatie, la sectiunea 'Plati', langa tranzactia corespunzatoare. Facturile sunt emise ciclic, o data pe luna, pentru perioada de facturare aferenta.