Aplikácia BeepClock

BeepClock je vlastná webová aplikácia HDWR na sledovanie pracovného času a monitorovanie dochádzky. Páruje sa so sériou zapisovačov TimeLok a zvládne neštruktúrované smeny, flexibilný pracovný čas, nočné smeny a automatický výpočet prestávok — v akomkoľvek odvetví.

Kompatibilné zapisovače

BeepClock funguje s tromi modelmi TimeLok:

• TimeLok 200 (NWEPI) — vstavaná WiFi
• TimeLok 300 (NWEPBI) — vstavaná WiFi a interná záložná batéria
• TimeLok 400 (NWEPBI4G) — vstavaná WiFi, batéria a slot pre 4G modem

Aplikácia beží v akomkoľvek modernom prehliadači — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Na zariadení používateľa nie je potrebné nič inštalovať; všetko prebieha na app.beepclock.com.

Všeobecné

Čo je aplikácia BeepClock a s ktorými zapisovačmi funguje?

BeepClock je vlastná webová aplikácia HDWR pre jednoduché a prehľadné sledovanie pracovného času a monitorovanie dochádzky. Zvláda neštruktúrované smeny, flexibilný pracovný čas a nočné smeny s automatickým výpočtom prestávok. Páruje sa s tromi modelmi zapisovačov TimeLok: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + batéria) a TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + batéria + 4G). Aplikácia beží v akomkoľvek modernom prehliadači na Windows, macOS, Linux, Android a iOS — inštalácia nie je potrebná.

Je aplikácia BeepClock platená?

Áno — ide o mesačné predplatné. Cenový model: pevný poplatok 19,00 PLN bez DPH / mesiac zahŕňajúci 5 zamestnancov a 1 zapisovač; každý ďalší zamestnanec (nad 5) +4,00 PLN bez DPH za osobu / mesiac; každý ďalší zapisovač (nad 1) +16,00 PLN bez DPH za zariadenie / mesiac. Aplikácia vypočíta faktúru automaticky na základe registrovaných zamestnancov a zariadení. Každý nový zákazník má k dispozícii 30-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu. Platba prebieha cez Stripe priamo v aplikácii, alebo klasickým bankovým prevodom na základe proforma faktúry na požiadanie.

Kde si stiahnem aplikáciu BeepClock a ako si vytvorím účet?

BeepClock je webová aplikácia — na počítači ani mobilnom zariadení nie je potrebné nič inštalovať. Zaregistrujte sa na app.beepclock.com/register a potom sa prihláste cez prehliadač. Rovnaký účet funguje z akéhokoľvek zariadenia s moderným prehliadačom.

Ako sa poľský zákon RODO (GDPR) vzťahuje na používanie biometrických údajov pri sledovaní pracovného času?

V Poľsku RODO klasifikuje biometrické údaje ako citlivé — ich spracovanie je vo všeobecnosti zakázané. Zákonník práce (článok 22¹b) to povoľuje len vtedy, keď je to nevyhnutné na kontrolu prístupu k osobitne chráneným informáciám alebo priestorom. V praxi to znamená, že používanie biometrie (napr. odtlačkov prstov) výlučne na sledovanie pracovného času vo všeobecnosti nie je prípustné. Potvrdzujú to aj poľský úrad na ochranu osobných údajov aj súdne rozhodnutia. V iných krajinách si pred nasadením biometrie overte miestne predpisy na ochranu údajov. Poznámka: ide o všeobecné usmernenie — pre záväzný výklad sa poraďte s právnikom.

Funkcie

Vypočítava aplikácia čas prestávky zamestnanca?

Áno — BeepClock vypočítava prestávky automaticky zo striedajúcich sa zápisov príchodov a odchodov. Napríklad: zamestnanec zapíše príchod po príchode, zapíše odchod pred prestávkou, zapíše príchod po prestávke a zapíše odchod na konci dňa; čas medzi poldenným odchodom a príchodom je rozpoznaný a vypočítaný ako prestávka.

Musím nastaviť pracovný harmonogram?

Nie. Systém zaznamenáva skutočné udalosti, takže nie je potrebné konfigurovať harmonogram pre každého zamestnanca. Poznámka: ak zamestnanec zabudne zapísať odchod, záznamy môžu vyžadovať ručnú opravu v aplikácii — jednotlivé záznamy môžete upraviť.

Podporuje BeepClock sledovanie pracovného času pri nočných smenách?

Áno — vrátane smien prechádzajúcich cez polnoc. Keď je povolená možnosť 'viacdenná dochádzka', systém zaznamená celú smenu ako jednu súvislú dochádzku priradenú ku dňu, kedy práca začala. Keď je možnosť vypnutá, nočná smena sa rozdelí na dva záznamy, čo môže vyžadovať ručné doplnenie chýbajúcich údajov. Pre nočnú prácu odporúčame povoliť možnosť viacdennej dochádzky.

Čo sa stane, ak zamestnanec zabudne zapísať odchod?

Ak je povolené 'automatické zapísanie odchodu', systém doplní chýbajúci záznam odchodu v nastavenom čase, takže pracovný deň sa uzavrie čisto. Ak je možnosť vypnutá — alebo ak chýba záznam príchodu — aplikácia upozorní na chýbajúci záznam. Môže to viesť k nepresným výkazom pracovného času, preto odporúčame povoliť automatické zapísanie odchodu.

Ako pridám nového zamestnanca?

V sekcii 'Zamestnanci' kliknite na 'Pridať nového zamestnanca' a vyplňte: meno, priezvisko, pozíciu (voliteľné), PIN (4 číslice, voliteľné — jedna z možných metód prihlásenia), identifikátor karty RFID (číslo karty alebo prívesku) a rolu na zapisovači (User = bežný zamestnanec, Administrator = plný prístup do menu na zariadení).

Pridal som zamestnancov v aplikácii, ale na zapisovači sa nezobrazujú — ako ich synchronizujem?

Ak boli zamestnanci vytvorení v aplikácii BeepClock, mali by sa na zapisovači zobraziť automaticky. Ak sa tak nestalo, spustite ručnú synchronizáciu: záložka Zariadenia → šípka do konkrétneho zariadenia → vyberte buď 'Sync employees to device' (keď boli zamestnanci pridaní v aplikácii a chcete ich na zapisovači) alebo 'Sync employees from device' (keď boli zamestnanci pridaní na zapisovači a chcete ich v aplikácii). Postup 'Sync to device' má možnosť 'Overwrite all employees on device' — tá vymaže všetkých zo zapisovača a nahradí ich zoznamom z aplikácie. VAROVANIE: tým sa vymažú aj zaregistrované odtlačky prstov na zariadení. Aplikácia BeepClock je predvolene zdrojom pravdy; všetky zmeny by sa mali robiť najprv v aplikácii, pričom úpravy na zariadení sú vyhradené pre výnimky (napr. registrácia odtlačkov prstov).

Ako vygenerujem mesačný report pre zamestnanca?

Na záložke 'Zoznam dochádzky' kliknite na 'Mesačné súhrny'. Vyberte formát (Excel alebo PDF), vyberte zamestnancov a obdobie (napr. celý mesiac) a kliknite na 'Stiahnuť'.

Ako zadám číslo karty RFID alebo prívesku zamestnancovi v aplikácii?

Karty a prívesky HDWR majú číslo vytlačené alebo vyrazené na nich, takže ho môžete skopírovať do aplikácie (pole 'Identifikátor karty RFID' vo formulári nového zamestnanca). Príklad prívesku: 0005281585 — zadajte do BeepClock bez úvodných núl, t.j. 5281585, a uložte. Príklad karty: 0011618115 191,56859 — zadajte iba prvý segment (pred medzerou), bez úvodných núl, t.j. 11618115, a uložte.

Pridal som prvého zamestnanca a potom ho odstranil — keď pridám ďalšieho, ID začína od 2, nie od 1. Prečo?

Raz pridelené interné ID zamestnanca sa nikdy znovu nepoužije. Chráni to pred duplicitou ID a chybami vo výkazoch pracovného času, ktoré by to spôsobilo.

Môže aplikácia zaokrúhľovať skutočné záznamy príchodov na celé hodiny a minúty?

Áno — existuje funkcia zaokrúhľovania pre čas, prestávky a denné súčty. Záložka 'Nastavenia' obsahuje interaktívny náhľad, ktorý sa aktualizuje pri výbere možností zaokrúhľovania, čo uľahčuje nastavenie politiky zaokrúhľovania zodpovedajúcej potrebám vašej spoločnosti.

:::info Hľadáte otázky o hardvéri? Nastavenie WiFi, prihlásenie na zariadenie, ochrana menu a riešenie problému 'Connection: NO' sú opísané na stránke Online zariadenia (TimeLok) — tieto témy sa týkajú fyzického zariadenia, nie samotnej aplikácie. :::

Fakturácia

Dostanem faktúru s DPH za predplatné BeepClock?

Faktúra s DPH je vystavená po zaúčtovaní každej platby. Dokument je zaslaný e-mailom na registrovanú adresu (poľskí zákazníci ho dostanú aj cez KSeF). Faktúru je tiež možné stiahnuť priamo v aplikácii v sekcii 'Platby', vedľa príslušnej transakcie. Faktúry sú vystavované pravidelne, raz mesačne, za zodpovedajúce zúčtovacie obdobie.