BeepClock-appen

BeepClock är HDWRs egenutvecklade webbapplikation för tidsspårning och närvároövervakning. Den paras med TimeLok-registratorfamiljen och hanterar ostrukturerade skiftmönster, flexibla arbetstider, nattskift och automatisk rast­beräkning — inom alla branscher.

Kompatibla registratorer

BeepClock fungerar med tre TimeLok-modeller:

• TimeLok 200 (NWEPI) — inbyggd WiFi
• TimeLok 300 (NWEPBI) — inbyggd WiFi och ett internt reservbatteri
• TimeLok 400 (NWEPBI4G) — inbyggd WiFi, batteri och en 4G-modemplats

Appen körs i valfri modern webbläsare — Windows, macOS, Linux, Android, iOS. Det finns inget att installera på användarens enhet; allt sker på app.beepclock.com.

Allmänt

Vad är BeepClock-appen och vilka registratorer fungerar den med?

BeepClock är HDWRs egenutvecklade webbapp för enkel och transparent tidsspårning och närvároövervakning. Den hanterar ostrukturerade skift, flexibla arbetstider och nattskift med automatisk rastberäkning. Den paras med tre TimeLok-registratormodeller: TimeLok 200 (NWEPI, WiFi), TimeLok 300 (NWEPBI, WiFi + batteri) och TimeLok 400 (NWEPBI4G, WiFi + batteri + 4G). Appen körs i valfri modern webbläsare på Windows, macOS, Linux, Android och iOS — ingen installation krävs.

Är BeepClock-appen betald?

Ja — det är en månadsprenumeration. Prismodellen: fast avgift 19,00 PLN netto / månad som täcker 5 anställda och 1 registrator; extra anställd (över 5) +4,00 PLN netto per person / månad; extra registrator (över 1) +16,00 PLN netto per enhet / månad. Appen beräknar fakturan automatiskt baserat på registrerade anställda och enheter. En 30-dagars gratis provperiod ingår för varje ny kund. Betalning sker via Stripe i appen, eller via traditionell banköverföring mot proformafaktura på begäran.

Var laddar jag ned BeepClock-appen och hur skapar jag ett konto?

BeepClock är en webbapp — det finns inget att installera på en dator eller mobil enhet. Registrera dig på app.beepclock.com/register och logga sedan in via din webbläsare. Samma konto fungerar från vilken enhet som helst med en modern webbläsare.

Hur gäller polsk RODO (GDPR)-lagstiftning vid användning av biometriska data för tidsspårning?

I Polen klassificerar RODO biometriska data som känsliga — deras behandling är generellt förbjuden. Arbetslagen (artikel 22¹b) tillåter det endast när det är nödvändigt för att kontrollera åtkomst till särskilt skyddad information eller lokaler. I praktiken innebär detta att användning av biometri (t.ex. fingeravtryck) enbart för tidsspårning i allmänhet inte är tillåtet. Detta bekräftas av både den polska dataskyddsmyndigheten och domstolsbeslut. I andra länder, kontrollera de lokala dataskyddsreglerna innan biometri används. Obs: detta är allmän vägledning — rådfråga en jurist för en bindande tolkning.

Funktioner

Beräknar appen anställdas rasttid?

Ja — BeepClock beräknar raster automatiskt från växlande instämplingar. Till exempel: en anställd stämplar in vid ankomst, stämplar ut före en rast, stämplar in igen efter rasten och stämplar ut vid dagens slut; tiden mellan middagsutgången och inloggningen känns igen och beräknas som en rast.

Behöver jag ange ett arbetsschema?

Nej. Systemet registrerar faktiska händelser, så du behöver inte konfigurera ett schema per anställd. Obs: om en anställd glömmer att stämpla ut kan poster behöva en manuell korrigering i appen — du kan redigera enskilda poster.

Stöder BeepClock tidsspårning för nattskift?

Ja — inklusive skift som passerar midnatt. Med alternativet 'flerdagsnärvaro' aktiverat registrerar systemet hela skiftet som en sammanhängande närvaro tilldelad den dag arbetet började. Med alternativet avaktiverat delas ett nattskift upp i två poster, vilket kan kräva manuell komplettering av saknade data. För nattarbete rekommenderar vi att aktivera flerdagsalternativet.

Vad händer om en anställd glömmer att stämpla ut?

Om 'automatisk utcheckning' är aktiverad fyller systemet i den saknade utcheckningen vid en konfigurerad tid, så att arbetsdagen avslutas korrekt. Om alternativet är av — eller om det saknades en instämpling — genererar appen en avisering om den saknade posten. Detta kan leda till felaktiga arbetstidsloggar, så vi rekommenderar att aktivera automatisk utcheckning.

Hur lägger jag till en ny anställd?

I sektionen 'Anställda', klicka på 'Lägg till ny anställd' och fyll i: förnamn, efternamn, befattning (valfritt), PIN (4 siffror, valfritt — en möjlig inloggningsmetod), RFID-kortidentifierare (kort- eller bricknummer), och rollen på registratorn (User = vanlig anställd, Administrator = full menyåtkomst på enheten).

Jag lade till anställda i appen men de visas inte på registratorn — hur synkroniserar jag dem?

Om anställda skapades i BeepClock-appen bör de visas på registratorn automatiskt. Om de inte gör det, kör en manuell synkronisering: fliken Enheter → pil in i den specifika enheten → välj antingen 'Synkronisera anställda till enhet' (när anställda lades till i appen och du vill ha dem på registratorn) eller 'Synkronisera anställda från enhet' (när anställda lades till på registratorn och du vill ha dem i appen). Flödet 'Synk till enhet' har ett alternativ 'Skriv över alla anställda på enhet' — detta tar bort alla från registratorn och ersätter dem med appens lista. VARNING: detta raderar även registrerade fingeravtryck på enheten. BeepClock-appen är källan till sanning som standard; alla ändringar bör göras i appen först, med ändringar direkt på enheten reserverade för undantag (t.ex. fingeravtrycksregistrering).

Hur genererar jag en månadsrapport för en anställd?

I fliken 'Närvaro­lista' klickar du på 'Månadsöversikter'. Välj format (Excel eller PDF), välj de anställda och perioden (t.ex. en hel månad) och klicka sedan på 'Ladda ned'.

Hur anger jag ett RFID-kort- eller nyckelbrické-nummer för en anställd i appen?

HDWR-kort och nyckelbricker har numret tryckt eller präglat på dem, så du kan kopiera det till appen (fältet 'RFID-kortidentifierare' i formuläret för ny anställd). Exempel på nyckelbrické: 0005281585 — ange i BeepClock utan inledande nollor, dvs. 5281585, och spara sedan. Exempel på kort: 0011618115 191,56859 — ange endast det första segmentet (före mellanslaget), utan inledande nollor, dvs. 11618115, och spara sedan.

Jag lade till den första anställda och tog sedan bort dem — när jag lägger till nästa börjar ID:t på 2 istället för 1. Varför?

När det väl tilldelats återanvänds ett internt anställnings-ID aldrig. Detta skyddar mot ID-duplikering och de tidsredovisningsfel det skulle orsaka.

Kan appen avrunda faktiska instämplingar till hela timmar och minuter?

Ja — det finns en avrundningsfunktion för tid, raster och dagliga summor. Fliken 'Inställningar' innehåller en interaktiv förhandsgranskning som uppdateras när du väljer avrundningsalternativ, vilket gör det lättare att ställa in en avrundningspolicy som passar ditt företags behov.

:::info Letar du efter hårdvarufrågor? WiFi-konfiguration, enhetsinloggning, menyskydd och felsökning av 'Connection: NO' beskrivs på sidan Online-enheter (TimeLok) — dessa ämnen rör den fysiska enheten, inte själva appen. :::

Fakturering

Får jag en momsfaktura för BeepClock-prenumerationen?

En momsfaktura utfärdas efter att varje betalning bokförts. Dokumentet skickas via e-post till den registrerade adressen (polska kunder får den även via KSeF). Fakturan finns också tillgänglig för nedladdning i appen, under 'Betalningar', bredvid motsvarande transaktion. Fakturor utfärdas cykliskt, en gång i månaden, för den aktuella faktureringsperioden.